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イントラネットサイトのファイル共有をPloneで実現

Ploneのイントラネットに関するエントリーの第二弾です。

イントラネットで重要な役割となる、ファイル共有に使える便利な方法を紹介します。

ファイル共有に必要な要素

  • ログイン・ユーザ管理
  • アップロード権限、ダウンロード権限設定
  • 複数ファイルをまとめてアップロード
  • 一覧表示
  • 画像のサムネイル表示
  • 全文検索
  • 階層ごとの管理・フォルダでの管理
  • ダウンロード履歴
  • ファイルのタイトルやコメント記載

実現方法

ログイン・ユーザ管理

Ploneでは標準で、ログインをサポートしており、ユーザ管理も可能です。先のエントリーに記載の通りSSOへの対応も容易です。

アップロード権限、ダウンロード権限設定

ログインユーザ毎にアップロード可能やダウンロード(表示)可能な権限を割り振れます。ユーザをグループで管理することもPlone標準でサポートしています。

可能な権限は、細かくフォルダ単位で設定が可能です。

さらに、ワークフローを適用することで、段階的な公開承認なども可能です。

複数ファイルをまとめてアップロード

最新のPlone 5では、標準でサポートされました。HTML5ベースのユーザインターフェースにより、ドラック&ドロップでの複数ファイルアップロードがサポートされています。

以前のバージョンの場合、 collective.quickupload を使うことで対応可能です。

一覧表示

Plone標準のフォルダ表示で一覧表示が可能です。

必要なファイルだけを表示したい場合は、コレクションというアイテム(コンテンツ)を用いることで、フィルター条件やソート条件を加えた表示が可能です。

画像のサムネイル表示

画像の場合、Plone内部に決められた大きさのサムネイルを複数生成します。

画像サムネイルの一覧表示もデフォルトで準備されており、表示設定プルダウンメニューで変更することで簡単に表示の切替ができます。

全文検索

PDFファイルの中身をデフォルトで検索対象にしてくれます。MS-Office系のファイルの場合は、アドオンプロダクトとして公開している c2.transform.msoffice を適用することでファイルの中身の検索が可能です。

閲覧権限が無いものは検索対象にならず、閲覧可能で必要な物をすぐに見つけられる仕組みになっています。

階層ごとの管理・フォルダでの管理

Ploneはコンテンツをフォルダで管理します。フォルダを多層にできるため、部署ごとや用途ごとに整理することができます。

ファイルなどのコンテンツをフォルダ間で移動したりコピーすることも可能です。

フォルダごとに、権限の設定が可能なので適切な権限を付与することで、必要な部署だけに閲覧可能なことも簡単に実現できます。

ファイルのタイトルやコメント記載

Ploneにはメタデータを付けることが可能です。タイトルは標準で付けることができますし、概要文なども付与できます。

さらに、コメント機能もありますので、ユーザ間での議論やメモも付けられます。

ダウンロード履歴

だれがいつダウンロードしたのかを確認したい場合があります。メッセージングアプリの既読したかの確認のような物が望まれることがあります。

ダウンロードを最初にした時に記録を取り、管理者が確認する機能のアドオンプロダクトを公開しています。このような用途の場合は c2.app.downloaduser の導入を検討してみてください。

まとめ

今回は、イントラネットにおけるファイル共有に便利な機能やアドオンプロダクトをご紹介しました。

Plone 5で社内のドキュメントを共有してみてはいかがでしょうか。

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